Kommunedirektøren beklager datatabbe

FAUSKE: Under sluttføringen av budsjettet for Fauske kommune i 2022, kom det fram at de manglet flere dokumenter som var nødvendig for å komme i mål.

Dokumentene var ikke tilgjengelig for den daværende staben, og de forsøk på å spore dem opp via to tidligere ansatte som hadde jobbet med dem, uten hell.

Dette førte til at det tatt noen forhastede valg for å løse problemet. Det innebar å få IT-avdelingen til å åpne to stengte kontoer til tidligere ansatte, ved hjelp av backup som var gjort. Filene ble oversendt kommunedirektøren og ble også flyttet til en privat kanal i Teams, knyttet til lederne i økonomienheten.

Ikke fornøyd

Det hele fant sted mellom 31.oktober og 5. november i fjor. Ikke før 10. mars i år ble avviket oppdaget. De to tidligere ansatt som var berørt er ikke fornøyd med det som har skjedd, og behandlingen i forkant og underveis.

Hendelsen ble klaget inn til Datatilsynet. Og kommunen beskrev da følgende:

– Manglende vurdering av hva det innebærer å gjenåpne en tidligere ansatt sin konto. Ingen beskrivelse av formål eller behandlingsgrunnlag, og det ble ikke gitt samtykke eller noen form for informasjon til de to tidligere ansatte.

Kommunen befant seg på det tidspunktet i en unntakstilstand, da samtlige ledere i kommunedirektørens ledergruppe hadde sagt opp sine stillinger. Og handlet deretter.

Unntak

Kommunedirektøren mener de ikke hadde annet valg.

– Det var kun budsjettmappen med arbeidsdokumenter som var utført i tjeneste for Fauske kommune, som kommunedirektør kontaktet IT om å få tilgjengeliggjort, sier Lundberg til Avisa Nordland.

– Dette skjedde etter at de to det gjaldt hadde blitt kontaktet på tekstmelding og telefon tidligere på høsten, med mål om å skaffe budsjettdokumentene. Da vi ikke nådde i mål med det, ble situasjonen tidskritisk før budsjettet skulle være ferdig, forteller hun videre.

Nødvendig

Beslutningen var ikke i tråd med kommunens retningslinjer, men avgjørelsen ble tatt i mangler på andre alternativer.

– For å ivareta driften av virksomheten anså vi det som helt nødvendig, at de som satt med innspurten i budsjettarbeidet skulle få tilgang til budsjettmappen, med svært relevante tabeller og dokumenter som angår virksomheten, sier Lundberg.

Legger seg flat

Kommunedirektøren legger seg flat og innrømmer at hun og kommunen har handlet kritikkverdig. Og hun sier de vil ta dette som en læringsprosess for å forhindre at noe lignende skjer igjen.

– Personvernet tas på største alvor, og det regelverket skal vi forvalte på en god måte. Samtidig må jeg erkjenne at jeg ikke hadde kunnskap nok om detaljene i dette regelverket, og heller ikke om det tekniske som IT bisto med, forklarte Lundberg.

– Jeg var for eksempel ikke klar over at kontoen i sin helhet måtte åpnes opp, slik jeg nå i ettertid har kunnskap om. Det var derfor utilsiktet i en nokså kaotisk situasjon som kommunen var i høsten 2022, og jeg kan ikke annet enn å beklage at de berørte ikke særskilt ble kontaktet og informert om det på forhånd, sa hun videre.

Avvik

De ansatte som er berørt i saken har blitt informert om prosessen i ettertid. Avviket ble sendt til Datatilsynet, som konkluderte med at nødvendige tiltak var iverksatt og konsekvensene for de involverte er begrenset. Saken er avsluttet fra deres side.

– Avviket er selvsagt uheldig. Det var et engangstilfelle, og dette representerer ikke hvordan Fauske kommune behandler personopplysningene til de ansatte. I den aktuelle saken er vi helt sikre på at ikke noe informasjon kom på avveie, sier kommunedirektøren, og tilføyer:

– Det er også åpenbart at vi må sikre at vi har rutiner og retningslinjer som tydeliggjør hvordan dokumenter som produseres av ansatte i tjeneste, som skal være tilgjengelig fordi det er kommunens materiale. Det er viktig at virksomhetens leveranser ikke blir igjen på den enkelte ansattes private område eller PC.